写好一封信,需要清晰表达目的,遵循规范格式,并保持语气得体。 这涉及选择合适的信头信尾,明确主题,并使用准确专业的语言!
一、确定信件目的及读者
每封信都有其特定的目的:请求帮忙、回应邀约、表达谢意,抑或投诉、辞职等等。 知道你要写什么,以及写给谁,决定你信的整体基调和写作风格!
- 例子1: 向老师请病假的信语气应该语气谦逊,并说明缺课打算如何补上;
- 例子2: 推荐信需要对被推荐者的品质和能力做出客观的评价,语气正式;
- 例子3: 向朋友表达谢意的信可以较为轻松活泼,感情充分表达!
二、遵循书信基本格式
无论信件目的如何,基本格式都应该遵守:
1. 信头 (Heading): 包括写信人的地址(通常在右上角)和日期。如: 1999年某月某某日,某镇某巷某号!
2. 收信人地址 (Inside Address): 收信人的完整地址,包含姓名, 通常在信的第一排靠外左边书 写 (打印机没有自动编号 的情况除外)。 例如:某某 先生或者 女士 收: XXX University Address Lane Number,Province State XXX
3. 称呼 (Salutation): 对收信人的称呼 通常放在信体左上角第二行靠左处 (在印刷的情况下,最好对齐所有标题和信体,使得看起来整齐和统一 。) 开始时尽量称呼尊敬你的收信人例如: 尊敬的 XXX老师 尊敬的 XXX 经理 先生 or 女士;如果是写一个你熟悉的人 可以像你熟悉的人那样开始你的信:亲爱的 XXX or XXX:
4. 信件正文 (Body): 这部分包含信的核心内容 要使用简短的重点段落来表达你的观点。 每段文字应该是一个相关的思想 在不同的标题之间分界 要运用一些过渡语 使得你的语气更为自然。 一定的长度 是不可避免的;一个很短很草率的文字意味着你没有足够认真 对于那些重要的事情。 例如下面的这几种类型:首先/在第一个 / 第二 /其次/ 还有 /然后/另外 。然后用一段话把这个主题内容作了更全面的描述。 结论 是非常理想的方式让你完成整个文字。 如果写的是长一些内容的书信, 在每种主体的情况下(比如说明情况、介绍情况、结论)使用主题句是一个非常优雅的方法;在所有书信(官方性质)的情况下, 它能减少阅读那些较长话语的困惑和费劲的情况!
5. 结束语 (Closing): 例如:此致,敬礼;此致,尊重致意。
6. 签名 (Signature): 用手写你的名字,下面可能包括你的打印或名片信息。(不要忘记将此封书信寄给对应对象!)
三、语言精准表达能力
写书信时用字遣词要精准,避免模棱两双语。 语气应该根据收信人和书信目的来调整,例如,给朋友的信可以较为口语化 informal some degree ,正式信件 需尽量保持正式专业!
- 例子: 避免使用“很快”、 “可能”等模糊词语, 尽可能选择更精准的表达方法,例如,用时间表取代表达含糊意思的时间表示!
四、校对与复查
最后一步 提交后 要再检查 检查文法、拼写、语法和标点符 后 提交。这样可有效的提高别人在理解的期间里减少困惑。 认真审查你的工作 绝对在发表前就改正那些错误,可以节省更多精力
常见疑问解答
Q1:如何写一封强有力的求职信?A1:需要清晰指出你的技能,经验 如何与职位匹配。量化数据(取得的成绩,贡献数字)来支持所阐述的主张。体现你的热情以及了解工作要求的深度。在开始书写期间可以添加大量的细节 在审核时删改!
Q2: 邮件算不算书信?A2: 电子邮件的书写其实也遵循类似的原则,只是格式有所简化 这算作书信 但比传统意义上的不完善 但原则基本上依然是成立的。要清晰和规范!
Q3: 如何处理抱怨信?A3: 保持专业和同情耐心对待每个客户;准确和事实表达问题陈诉,然后提供一个可能的方案解决问题的方向方法 建立你专业的正面品牌形象 通过建立信赖关系 和顾客建立永久链接和纽带连接 使得双方都能在商业合作得到长期的价值!